Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung des Online-Portals von Nebenkosten-Guru (erreichbar unter app.nebenkosten-guru.de), also für Registrierung, Login und die Verwaltung von Objekten, Mietern und Abrechnungen in der Cloud. Für den Kauf und die Nutzung der lokal laufenden „Single-Version" gilt die Datenschutzerklärung auf unserer Startseite.

1. Verantwortlicher und datenschutzrechtliche Rollen

1.1 Verantwortlicher für den Betrieb dieses Online-Portals im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

1.2 Zwei Rollen - bitte beachten. Das Portal verarbeitet Daten in zwei unterschiedlichen datenschutzrechtlichen Rollen. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil sie bestimmt, wer für welche Daten verantwortlich ist und an wen Sie sich mit Ihren Rechten wenden.

Der für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten Verantwortliche ist diejenige natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

2. Datenerfassung beim Besuch des Portals

2.1 Bei jedem Aufruf des Portals erhebt unser Server automatisch Daten, die Ihr Browser technisch übermittelt (sog. „Server-Logfiles"):

• die aufgerufene Adresse/Seite
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Menge der gesendeten Daten in Byte
• Quelle/Verweis, von der Sie auf die Seite gelangten
• verwendeter Browser und verwendetes Betriebssystem
• Ihre vollständige IP-Adresse

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer stabilen, funktionsfähigen und sicheren Bereitstellung des Portals sowie an der Abwehr von Angriffen. Die vollständige IP-Adresse wird insbesondere gespeichert, um auffällige IP-Adressen bei Angriffs- oder Missbrauchsversuchen automatisch sperren zu können. Die Server-Logfiles werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

2.2 Das Portal ist ausschließlich über eine SSL- bzw. TLS-verschlüsselte Verbindung erreichbar. Sie erkennen die verschlüsselte Verbindung an „https://" und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

2.3 Das Portal setzt keine Analyse-Cookies, kein Tracking und kein Retargeting ein. Es werden nur technisch notwendige Session-Informationen (Anmelde-Sitzung) verarbeitet, soweit sie für den Betrieb erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert; externe Font-Dienste werden nicht eingebunden.

3. Registrierung und Nutzerkonto

3.1 Zur Nutzung des Portals legen Sie ein Nutzerkonto an. Dabei verarbeiten wir:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse (zugleich Anmeldename und Kontaktkanal)
• ein von Ihnen gewähltes Passwort (wird ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert, nie im Klartext)
• Ihre Rolle im Portal (z.B. Vermieter, Hausverwaltung, Hausmeister, Dienstleister, Mieter)
• optional Ihre Telefonnummer
• bei Vermietern und Hausverwaltungen zusätzlich die Absender-/Briefkopfangaben (Firma, Anschrift, Telefon), die Sie für Ihre Anschreiben und Abrechnungen hinterlegen

3.2 Wir verarbeiten diese Daten, um Ihr Konto bereitzustellen und zu verwalten und um den zwischen uns geschlossenen Nutzungsvertrag zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Absicherung des Kontos verarbeiten wir außerdem eine E-Mail-Bestätigung (Verifikation), Passwort-Zurücksetzungen sowie zum Schutz vor Missbrauch fehlgeschlagene Anmeldeversuche mit IP-Adresse und aktive Sitzungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Abgelaufene Sitzungen werden automatisch gelöscht.

4. Verwaltung von Objekt- und Mieterdaten (Auftragsverarbeitung)

4.1 Als Vermieter oder Hausverwaltung erfassen und verarbeiten Sie im Portal die Daten, die Sie zur Nebenkostenabrechnung und Objektbewirtschaftung benötigen. Dazu können insbesondere gehören:

• Objektdaten: Bezeichnung, Anschrift, Baujahr, gewählter Ablesedienst
• Mieterdaten: Name, weitere Bewohner, Etage/Wohnung, Wohnfläche, Personenzahl, Ein- und Auszugsdatum, Postanschrift
• Zahlungs- und Kautionsdaten: Bankverbindung (IBAN/BIC, Kontoinhaber), Kautionsbetrag, Kautionsart und Kautionskonto
• Verbrauchs- und Abrechnungsdaten: Zählerstände, Verbrauchswerte, erstellte Abrechnungen
• Kommunikation: Nachrichten, Tickets und zugehörige Anhänge sowie ein Kommunikationsprotokoll
• Dokumente (siehe Abschnitt 6)

4.2 Für diese Daten sind Sie als Vermieter/Hausverwaltung der Verantwortliche. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist regelmäßig die Erfüllung des Mietvertrags mit Ihren Mietern bzw. Ihre gesetzlichen Pflichten und berechtigten Interessen als Vermieter (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Wir speichern und verarbeiten diese Daten ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen (Art. 28 DSGVO). Wir nutzen sie nicht für eigene Zwecke und geben sie nicht an Dritte weiter, außer an die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter oder soweit gesetzlich vorgeschrieben.

4.3 Zu den Mietern (betroffene Dritte): Ihre personenbezogenen Daten werden hier von Ihrem Vermieter bzw. Ihrer Hausverwaltung verarbeitet. Diese Stelle ist der Verantwortliche und erteilt Ihnen die Datenschutzinformationen nach Art. 13/14 DSGVO und beantwortet Ihre Betroffenenrechte. Sie können sich aber jederzeit auch an uns wenden; wir leiten Ihr Anliegen dann an den verantwortlichen Vermieter weiter.

5. Mieter-Portal und E-Mail-Versand an Mieter

5.1 Erhalten Mieter einen eigenen Portalzugang, können sie dort die für sie freigegebenen Abrechnungen und Dokumente einsehen und mit dem Vermieter Nachrichten austauschen. Mieter sehen ausschließlich die auf ihre eigene Person bezogenen Daten und Dokumente; die Daten anderer Mieter desselben Objekts sind technisch abgeschirmt.

5.2 DSGVO-Einwilligung für den E-Mail-Versand. Nebenkostenabrechnungen und Nachrichten an Mieter enthalten personenbezogene Inhalte. Ihr Versand per E-Mail setzt eine ausdrückliche Einwilligung des jeweiligen Mieters voraus (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die der Vermieter mit einer unterschriebenen Datenschutzvereinbarung einholt und im Portal hinterlegt. Liegt keine oder eine widerrufene Einwilligung vor, blockiert das System den E-Mail-Versand solcher Inhalte automatisch (das Dokument wird dann nur im Portal bereitgestellt oder auf anderem Weg, z.B. per Post, übergeben). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Rein technische Nachrichten (Anmeldung, Passwort-Zurücksetzung, E-Mail-Bestätigung) sind hiervon nicht erfasst.

6. Hochgeladene Dokumente

6.1 Vermieter und Hausverwaltungen können Dokumente zu einem Mietverhältnis hochladen und archivieren, etwa Mietverträge, Übergabeprotokolle, unterschriebene Datenschutzvereinbarungen, Kautionsnachweise sowie - im Rahmen der Bonitätsprüfung - Bonitätsauskünfte und Einkommensnachweise. Diese Dokumente können besonders schützenswerte Angaben enthalten und werden entsprechend zugriffsbeschränkt gespeichert: Pro Dokument steuert der Vermieter über eine Sichtbarkeits-Einstellung, ob der jeweilige Mieter es im Portal einsehen darf; Bonitäts- und Einkommensnachweise sind standardmäßig nicht für den Mieter sichtbar.

6.2 Die Dateien werden auf demselben Server gespeichert, auf dem das Portal betrieben wird (siehe Abschnitt 9). Der Zugriff ist über Rollen- und Objektzuordnung technisch beschränkt. Rechtsgrundlage und Verantwortlichkeit richten sich nach Abschnitt 4 (Verarbeitung im Auftrag des Vermieters).

7. KI-gestützte Beleganalyse

7.1 Zur Erleichterung der Abrechnung bietet das Portal eine automatische Auslesefunktion für hochgeladene Belege und Rechnungen an. Wählen Sie diese Funktion, wird das jeweilige Dokument zur Datenextraktion an unseren Auftragsverarbeiter Anthropic, PBC (bzw. deren europäische Konzerngesellschaft) übermittelt, der es mit einem KI-Modell auswertet und die erkannten Rechnungsdaten (z.B. Lieferant, Rechnungsnummer, Zeiträume, Beträge, Tarife) strukturiert zurückgibt. Belege können den Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers sowie die Objektanschrift enthalten.

7.2 Anthropic verarbeitet die übermittelten Inhalte ausschließlich zur Erbringung dieser Analyse und nicht zum Training seiner Modelle. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum). Da eine Verarbeitung in den USA stattfinden kann, erfolgt eine etwaige Übermittlung in ein Drittland auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) sowie - soweit einschlägig - des EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO; die Nutzung der Funktion ist optional.

8. E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails aus dem Portal (Kontobestätigung, Passwort-Zurücksetzung, Benachrichtigungen sowie - bei vorliegender Einwilligung - Abrechnungen und Nachrichten an Mieter) setzen wir den Dienstleister Resend (Plus Five Five, Inc.), USA, als Auftragsverarbeiter ein. An Resend werden die Empfänger-E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht übermittelt. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) liegt vor. Da Resend und seine Unterauftragsverarbeiter ihren Sitz in den USA haben, erfolgt die Übermittlung in ein Drittland auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCC) sowie des EU-US Data Privacy Framework. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

9. Hosting

Das Portal wird bei einem externen Dienstleister gehostet: Bieber IT GmbH (Marke Host-Unlimited.de), Braunschweiger Straße 22, 38518 Gifhorn (Amtsgericht Hildesheim, HRB 207358). Sämtliche im Portal verarbeiteten Daten - einschließlich Konten, Objekt- und Mieterdaten sowie hochgeladener Dokumente - werden auf Servern innerhalb Deutschlands gespeichert; der Anbieter betreibt sein Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Der Anbieter stellt ausschließlich die technische Infrastruktur bereit und hat vertraglich keinen inhaltlichen Zugriff auf die Daten. Mit ihm besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

10. Auftragsverarbeiter im Überblick

Wir setzen die folgenden externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein und haben mit jedem einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen:

• Bieber IT GmbH (Host-Unlimited.de), Gifhorn - Hosting/Infrastruktur, Rechenzentrum Deutschland (Frankfurt am Main)
• Resend (Plus Five Five, Inc.), USA - E-Mail-Versand (SCC + Data Privacy Framework)
• Anthropic, PBC - KI-gestützte Beleganalyse (optional; SCC + Data Privacy Framework)

Eine weitergehende Übersicht zu unseren Sicherheitsmaßnahmen finden Sie auf der Seite Vertrauen & Datensicherheit. Über das Portal wird kein Verkauf abgewickelt; der Kauf der Single-Version über Digistore24 ist in der Datenschutzerklärung der Startseite beschrieben.

11. Speicherdauer und Löschung

11.1 Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wie gesetzliche Aufbewahrungsfristen es vorschreiben. Im Einzelnen:

• Nutzerkonto: bis zur Löschung des Kontos; danach Löschung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Server-Logfiles: spätestens 7 Tage.
• Anmeldeversuche / Sitzungen: kurzfristig, automatische Bereinigung abgelaufener Einträge.
• Objekt-, Mieter- und Abrechnungsdaten sowie Dokumente: für die Dauer des zugrunde liegenden Auftrags (Weisung des Vermieters). Für ausgeschiedene Mietverhältnisse richtet sich die Aufbewahrung nach der steuerlichen Nachweisobliegenheit (§ 90 AO, praktisch bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist nach § 169 AO) sowie nach § 14b Abs. 1 S. 5 UStG (zwei Jahre für Rechnungen mit Grundstücksbezug). § 257 HGB und § 147 AO greifen nur bei kaufmännischer oder buchführungspflichtiger Vermietung. Löschung, Rückgabe oder Herausgabe richten sich nach dem AV-Vertrag mit dem Vermieter.

11.2 Bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) speichern wir die betroffenen Daten, bis die Einwilligung widerrufen wird.

12. Rechte der Betroffenen

12.1 Ihnen stehen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu:

• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO;
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
• Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
• Recht auf Unterrichtung gemäß Art. 19 DSGVO;
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO;
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Hinweis für Mieter: Soweit wir Ihre Daten im Auftrag Ihres Vermieters verarbeiten (Abschnitt 4), ist für Ihre Betroffenenrechte in erster Linie Ihr Vermieter bzw. Ihre Hausverwaltung als Verantwortlicher zuständig. Wenden Sie sich dorthin; wir unterstützen den Verantwortlichen bei der Erfüllung Ihrer Rechte.

12.2 WIDERSPRUCHSRECHT

WENN WIR IM RAHMEN EINER INTERESSENABWÄGUNG IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN AUFGRUND UNSERES ÜBERWIEGENDEN BERECHTIGTEN INTERESSES VERARBEITEN, HABEN SIE DAS JEDERZEITIGE RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIESE VERARBEITUNG WIDERSPRUCH MIT WIRKUNG FÜR DIE ZUKUNFT EINZULEGEN.

MACHEN SIE VON IHREM WIDERSPRUCHSRECHT GEBRAUCH, BEENDEN WIR DIE VERARBEITUNG DER BETROFFENEN DATEN. EINE WEITERVERARBEITUNG BLEIBT ABER VORBEHALTEN, WENN WIR ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN KÖNNEN, DIE IHRE INTERESSEN, GRUNDRECHTE UND GRUNDFREIHEITEN ÜBERWIEGEN, ODER WENN DIE VERARBEITUNG DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN DIENT.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist unter anderem die Aufsichtsbehörde am Sitz des Verantwortlichen: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

Stand: 31.07.2026.