Der 31. Dezember ist für Vermieter mit Kalenderjahr-Abrechnung der härteste Termin des Jahres. Wer ihn verpasst, verliert die Nachforderung - nicht anteilig, sondern vollständig. Und es genügt nicht, an diesem Tag die Post einzuwerfen.
Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Beim Kalenderjahr 2025 also bis zum 31. Dezember 2026. Bei abweichenden Zeiträumen entsprechend - endet der Zeitraum am 30. Juni, läuft die Frist bis zum 30. Juni des Folgejahres.
Eine einmalige einvernehmliche Verlängerung der Abrechnungsperiode ist zulässig, wenn sie der Umstellung auf eine andere jährliche Periode dient und die Nachteile des Mieters ausgeglichen sind (BGH, 27.07.2011, VIII ZR 316/10). Tragend ist der Umstellungszweck - nicht die Verlängerung als solche.
Entscheidend ist der Zugang beim Mieter. Der BGH hat 2009 ausdrücklich festgestellt, dass die rechtzeitige Absendung nicht genügt. Beim Postversand ist die Post Erfüllungsgehilfe des Vermieters - er hat ihr Verschulden zu vertreten, auch bei unerwarteten Verzögerungen und Postverlusten.
Damit läuft die gesetzliche Ausnahme „Verzögerung nicht zu vertreten" in der Praxis weitgehend leer. Sie greift bei Umständen außerhalb der Sphäre des Vermieters - nicht, wenn ein Brief auf dem Postweg verschwindet.
Bei einfachem Brief gibt es zudem keinen Anscheinsbeweis für den Zugang. Bestreitet der Mieter, steht der Vermieter ohne Nachweis da.
Das Einschreiben mit Rückschein ist entgegen der verbreiteten Annahme die riskanteste Variante kurz vor Fristende: Der Zugang tritt erst mit der Abholung ein. Der Benachrichtigungszettel ersetzt den Zugang nicht - wird der Brief nicht abgeholt, fehlt es am Zugang (BGH, 26.11.1997, VIII ZR 22/97).
Praktikabler sind der persönliche Einwurf mit Zeugen oder ein Übergabebeleg. Der wichtigste Rat bleibt aber banal: nicht bis Dezember warten. Wer im Herbst abrechnet, hat Zeit für einen zweiten Versuch.
§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB lässt eine Nachforderung auch nach Fristablauf zu, wenn der Vermieter die Verspätung nicht zu vertreten hat. Zwei Entscheidungen ziehen die Grenzen - beide gegen den Vermieter, sie taugen also nicht als Entlastungsargument.
Drei Monate nach Wegfall des Hindernisses - VIII ZR 220/05. Wer die Frist zunächst unverschuldet reißt, hat die Verspätung dennoch zu vertreten, wenn er sich danach unnötig viel Zeit lässt: „Im Regelfall ist er gehalten, die Nachforderung innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses zu erheben." Die Frist läuft auf das Erheben der Nachforderung, nicht auf das Abrechnen. Im Fall lag der Bescheid im Januar vor, die Nachforderung kam im Oktober - zu spät. Nicht mit „unverzüglich" zitieren: Der Senat nennt zwar § 121 Abs. 1 Satz 1 BGB als Maßstab, verwirft aber die daraus abgeleitete Zwei-Wochen-Frist ausdrücklich.
Darlegungslast und WEG-Verwalter - VIII ZR 249/15. Drei Leitsätze: Der Vermieter einer Eigentumswohnung muss auch dann fristgerecht abrechnen, wenn der WEG-Beschluss noch nicht vorliegt - der Beschluss ist keine ungeschriebene Voraussetzung. Der Verwalter ist „als solcher nicht Erfüllungsgehilfe" nach § 278 BGB. Und für die Entlastung muss der Vermieter „konkret darlegen, welche Bemühungen er unternommen hat". Die Formel „als solcher" gehört zwingend dazu: Sie ist keine Ausnahme von § 278 BGB, sondern ein nicht erfüllter Tatbestand - und gerade weil nichts zugerechnet wird, zählt allein das eigene Verhalten. Der Vermieter war der unterlegene Kläger.
Die Formel „als solcher nicht Erfüllungsgehilfe" stammt aus dem WEG-Zusammenhang und gilt nur dort. Wer sie auf jede Verwaltung überträgt, dreht das Ergebnis im häufigeren Fall um. Zwei Konstellationen sind zu trennen.
Die vom Vermieter beauftragte Mietverwaltung. Erstellt und versendet sie die Abrechnung, erfüllt sie damit eine Pflicht, die den Vermieter gegenüber dem Mieter trifft. Sie wird dadurch zu seiner Hilfsperson, und § 278 Satz 1 BGB rechnet ihm ihr Verschulden zu wie eigenes. Eine verspätet verschickte Abrechnung ist damit seine Verspätung. Diese Zuordnung ist die Rechtsfolge aus § 278 BGB, kein hier geprüfter Leitsatz. Wie streng die Zurechnung ausfällt, zeigt der geprüfte Anwendungsfall der Post: Sie ist Erfüllungsgehilfe des Vermieters, weshalb selbst unvorhersehbare Postverluste zu seinen Lasten gehen (VIII ZR 107/08).
Der WEG-Verwalter. Er erfüllt mit der Jahresabrechnung eine eigene gesetzliche Aufgabe gegenüber der Gemeinschaft, nicht die Pflicht des Vermieters gegenüber dem Mieter - deshalb ist er „als solcher" nicht Erfüllungsgehilfe. Ein Freibrief ist das nicht. Gerade weil nichts zugerechnet wird, hängt alles am eigenen Verhalten des Vermieters, und er muss konkret darlegen, welche Bemühungen er unternommen hat (VIII ZR 249/15).
Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe: Die Verspätung bleibt beim Vermieter - einmal über die Zurechnung, einmal über das eigene Verschulden. Nach Ablauf der zwölf Monate ist die Nachforderung ausgeschlossen. Ein Guthaben bleibt auszuzahlen, und der Anspruch des Mieters auf die Abrechnung besteht fort; die Frist nimmt dem Vermieter nur das Nachfordern.
War das Hindernis tatsächlich fremdverursacht, gilt die Drei-Monats-Grenze aus VIII ZR 220/05 auch hier - gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem die Unterlagen vorliegen, und laufend auf das Erheben der Nachforderung.
Ansprüche gegen die Verwaltung richten sich nach dem Verwaltervertrag und stehen neben dem Mietverhältnis: Der Ausschluss gegenüber dem Mieter tritt unabhängig davon ein. Zu diesem Regress ist hier keine Entscheidung geprüft.
§ 556 BGB steht im Wohnraummietrecht, und § 578 BGB nennt ihn nicht. Für Geschäftsräume gilt der harte Ausschluss deshalb nicht.
Leitentscheidung XII ZR 22/07 (BGHZ 184, 117): Über Nebenkosten, „auf die der Mieter Vorauszahlungen geleistet hat", ist innerhalb einer angemessenen Frist abzurechnen; diese „endet regelmäßig zum Ablauf eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums". Aber: „Die Abrechnungsfrist ist keine Ausschlussfrist.§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB … ist auf die Geschäftsraummiete nicht analog anwendbar." Versäumt der Vermieter sie, kann der Mieter die Abrechnung verlangen und weitere Vorauszahlungen zurückhalten - mehr nicht. Und sie ist dispositiv: Sie gilt nur, „sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben". Beim Wohnraum verbietet § 556 Abs. 5 BGB abweichende Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters, im Gewerbe nicht - der Blick in den Vertrag geht also vor.
Bestätigt durch XII ZR 124/09. Keine Analogie zu § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB, denn „es fehlt bereits an der … erforderlichen planwidrigen Gesetzeslücke" - der Gesetzgeber hat sich in § 578 BGB gezielt entschieden. Zur Verwirkung: Sie braucht Zeit- und Umstandsmoment, „hierfür reicht der bloße Zeitablauf nicht aus" - drei Jahre ohne Abrechnung plus anderthalb Jahre Verspätung genügten nicht. Zwei Einordnungen: Es ist ein Versäumnisurteil, das aber „inhaltlich nicht auf einer Säumnisfolge, sondern auf einer Sachprüfung" beruht; und der Sachverhalt ist eine Pacht, nicht schlicht ein Gewerbemietvertrag.
Die Weiche davor - VIII ZR 376/13 (BGHZ): Ein einheitlicher Vertrag über Wohn- und Geschäftsräume ist „zwingend entweder als Wohnraummietverhältnis oder als Mietverhältnis über andere Räume zu bewerten"; entscheidend ist die überwiegende Nutzung - kein Aufspalten. Dass der Mieter dort seinen Lebensunterhalt bestreitet, lässt „keine tragfähigen Rückschlüsse" auf einen gewerblichen Schwerpunkt zu. Lässt sich ein Überwiegen nicht feststellen, gilt Wohnraummiete - und damit der Zwölf-Monats-Ausschluss auch für den Gewerbeanteil. Unterschiedliche Fristenregime im selben Haus gibt es nur bei getrennten Verträgen.
Ausgeschlossen ist die Nachforderung. Ein Guthaben muss der Vermieter auch nach Fristablauf auszahlen - die Abrechnungspflicht selbst besteht fort.
Und: Die Frist wird nur durch eine formell ordnungsgemäße Abrechnung gewahrt. Wer fristgerecht eine Abrechnung zustellt, die eine Sammelposition enthält oder den Verteilerschlüssel nicht erläutert, hat die Frist trotzdem versäumt. Siehe Mindestangaben einer Abrechnung.