Ob eine Abrechnung formell wirksam ist, entscheidet sich an vier Angaben. Sie stehen so in keinem Gesetz, sondern in einer Rechtsprechungsformel, die seit 1981 unverändert angewendet wird. Wer sie einhält, hat die Frist gewahrt - auch wenn sich später Rechenfehler finden.
Fehlt eine der vier Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Das hat zwei Folgen, die beide teuer sind: Die Zwölfmonatsfrist ist nicht gewahrt, die Nachforderung ist ausgeschlossen. Und die Einwendungsfrist des Mieters beginnt gar nicht erst zu laufen (BGH, 08.12.2010, VIII ZR 27/10).
Ist die Abrechnung dagegen formell in Ordnung und nur inhaltlich falsch - eine Position zu hoch, ein Beleg fehlerhaft -, ist das ein materieller Fehler. Die Abrechnung bleibt fristwahrend, angegriffen wird nur die Höhe. Diese Unterscheidung entscheidet die meisten Streitfälle, noch bevor über einzelne Positionen gesprochen wird.
Gesamtkosten. Für jede Kostenart ist der Gesamtbetrag anzugeben, den der Vermieter auf die Mieter umlegt. Bereinigt er diesen Betrag vorab um nicht umlagefähige Anteile - etwa den Verwaltungsanteil beim Hausmeister -, muss er die Rechenschritte dafür nicht erläutern (BGH, 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Die frühere gegenteilige Rechtsprechung hat der Senat ausdrücklich aufgegeben.
Verteilerschlüssel. Anzugeben und zu erläutern. „Nach m²" genügt, wenn Gesamtfläche und Wohnungsfläche daneben stehen. „Nach Schlüssel A" genügt nicht.
Berechnung des Anteils. Der Rechenweg muss nachvollziehbar sein, nicht nur das Ergebnis. Gesamtkosten, Bezugsgröße, Anteil - drei Zahlen, aus denen der Mieter selbst nachrechnen kann.
Vorauszahlungen. Der geleistete Betrag ist abzuziehen und auszuweisen. Nur die Angabe des Saldos genügt nicht.
Ein Verteilerschlüssel, den ein durchschnittlicher Mieter nicht nachvollziehen kann, ist ein formeller Fehler (BGH, 09.04.2008, VIII ZR 84/07). Nicht gefragt ist, ob ein Sachverständiger die Abrechnung entschlüsseln könnte.
Der praktische Test: Legen Sie die Abrechnung jemandem vor, der nichts mit Immobilien zu tun hat. Wenn er sagen kann, woher die Zahl in der letzten Zeile kommt, ist die Abrechnung formell in Ordnung. Wenn er nachfragen muss, wofür eine Abkürzung steht, ist sie es wahrscheinlich nicht.
Verschiedene Katalognummern zu einer Sammelposition zusammenzufassen - „Hausmeister, Garten und Reinigung: 3.400 €" - ist ein formeller Fehler. Damit kippt nicht nur die Position, sondern die Fristwahrung insgesamt. Der Aufwand, drei Zeilen statt einer zu schreiben, steht in keinem Verhältnis zum Risiko.