Die Kaution taucht in der Nebenkostenabrechnung nicht auf - und genau das ist der Punkt, an dem am häufigsten Fehler passieren. Sie ist keine Vorauszahlung und darf nicht mit der Abrechnung verrechnet werden, solange das Mietverhältnis läuft.
Der Gesetzeswortlaut spricht nicht von „Nettokaltmiete", sondern vom Dreifachen der auf einen Monat entfallenden Miete ohne die als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesenen Betriebskosten. Bei einer Warmmiete von 900 €, davon 200 € ausgewiesene Nebenkosten, beträgt die zulässige Kaution höchstens 2.100 €, nicht 2.700 €.
Der Unterschied ist mehr als sprachlich: Sind die Betriebskosten nicht gesondert ausgewiesen - etwa bei einer Inklusiv- oder Bruttomiete -, ist Bemessungsgrundlage die volle vereinbarte Miete. Und die Grenze gilt nur für Wohnraum; für Gewerberaum gibt es keine gesetzliche Kautionsobergrenze.
Ebenfalls im Wortlaut, aber selten zitiert: Die Grenze steht unter dem Vorbehalt, dass die Erträge die Sicherheit erhöhen. Die Kaution darf also durch Zinsen über drei Monatsmieten hinauswachsen.
Wird von vornherein mehr vereinbart, bleibt die Abrede nach herrschender Auffassung in Höhe des zulässigen Betrages wirksam; unwirksam ist nur der überschießende Teil. Das steht allerdings nicht im Gesetz, sondern folgt aus der Rechtsprechung - und bei einer Formularklausel kann die Abrede insgesamt entfallen, wenn sie sich nicht sauber in einen zulässigen und einen unzulässigen Teil trennen lässt.
Der Mieter darf in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen zahlen; die erste ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die weiteren mit den unmittelbar folgenden Mietzahlungen. „Zu Beginn des Mietverhältnisses" heißt Mietbeginn, nicht Vertragsschluss - eine Klausel „Kaution vollständig vor Schlüsselübergabe" ist unwirksam. Das Ratenrecht gilt nur, wenn eine Geldsumme zu stellen ist, nicht bei Bürgschaft oder Verpfändung.
Der Vermieter hat die Geldsumme bei einem Kreditinstitut zu dem für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblichen Zinssatz anzulegen. Die Parteien können eine andere Anlageform vereinbaren - aber nur die Form. Die Trennung vom Vermögen des Vermieters gilt „in beiden Fällen" und ist nicht abdingbar. Der Zweck ist der Insolvenzschutz.
Praktisch heißt das ein eigenes Konto - nicht das Geschäftskonto mit einem Buchungsvermerk, und auch nicht das Privatkonto. Verletzt der Vermieter die Anlagepflicht, kann der Mieter die Zahlung noch offener Raten zurückhalten, bis ein insolvenzfestes Konto benannt ist; bei bereits gezahlter Kaution steht ihm ein Zurückbehaltungsrecht an der laufenden Miete zu.
Die Erträge - nicht nur Zinsen - stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Ein Auszahlungsanspruch während des laufenden Mietverhältnisses folgt daraus nicht: Sie werden Teil der Kaution und erst bei der Abrechnung nach Vertragsende ausgekehrt. Ausnahme: In Studenten- und Jugendwohnheimen besteht keine Verzinsungspflicht - die Trennungspflicht bleibt aber auch dort.
Die Kaution sichert Ansprüche aus dem Mietverhältnis. Sie ist keine Vorauszahlung auf Betriebskosten und darf in der Abrechnung nicht als solche auftauchen - dort gehören nur die tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen hin, siehe Mindestangaben.
Während des laufenden Mietverhältnisses darf der Vermieter auch nicht einfach eine Nachzahlung mit der Kaution verrechnen. Diese Sperre steht nicht im Gesetzestext; sie folgt aus dem Sicherungszweck der treuhänderischen Anlage und der Unabdingbarkeit des § 551 Abs. 4 BGB. Für Gewerberaum gilt sie nicht.
Nach dem Auszug darf der Vermieter einen angemessenen Teil der Kaution zurückbehalten, bis die letzte Betriebskostenabrechnung vorliegt. „Angemessen" heißt: in der Höhe der zu erwartenden Nachforderung, nicht die gesamte Kaution.
Eine feste Prüffrist gibt es nicht. Die verbreiteten „drei bis sechs Monate" sind keine höchstrichterliche Grenze, sondern Instanzrechtsprechung und Literatur. Maßgeblich sind die Umstände des Einzelfalls; die praktische Obergrenze ergibt sich aus der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB.
Eine Orientierung für die Höhe bietet die Nachzahlung des Vorjahres. Wer die volle Kaution einbehält, weil die Abrechnung noch aussteht, geht über das hinaus, was die Sicherung erfordert.