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Die meisten Vermieter machen es so: Hausmeisterrechnung nehmen, einen Prozentsatz für Verwaltung und Reparaturen abziehen, Rest umlegen. Das ist ein vernünftiger Ausgangspunkt - und es hält genau so lange, bis der Mieter widerspricht. Dann kehrt sich die Beweislast nicht um, sie war von Anfang an bei Ihnen.
Der Wortlaut ist präziser, als er meist wiedergegeben wird. Umlagefähig sind „die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer … dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft".
Das sind fünf Ausnahmen. In der Praxis wird meist nur an Reparaturen gedacht. Der Hausmeister, der eine abgenutzte Türklinke ersetzt, macht Erneuerung. Wer im Treppenhaus streicht, macht Schönheitsreparaturen. Beides gehört heraus, obwohl es nach klassischer Hausmeisterarbeit aussieht.
Hier liegt der praktisch wichtigste Satz, und er steht in einer Entscheidung, die man vor allem wegen eines ganz anderen Themas kennt. Der BGH hat am 20.02.2008 unter VIII ZR 27/07 gleich drei Dinge entschieden - das Abflussprinzip, die Schätzung von Heizstrom und eben die Hauswartkosten:
Nimmt der Vermieter bei den Kosten des Hauswarts einen pauschalen Abzug nicht umlagefähiger Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten vor, genügt ein schlichtes Bestreiten des Mieters. Dem Vermieter obliegt es in diesem Fall, die Kosten nachvollziehbar so aufzuschlüsseln, dass die nicht umlagefähigen Kosten herausgerechnet werden können.
„Schlichtes Bestreiten" ist wörtlich zu nehmen. Der Mieter muss keine Belegeinsicht genommen und keinen konkreten Reparaturvorgang benannt haben. Ein Satz genügt - und ab da müssen Sie liefern. Die Darlegungs- und Beweislast für die Umlagefähigkeit lag ohnehin immer bei Ihnen.
Was hilft: ein Tätigkeitsnachweis oder ein Hausmeistervertrag, der die Leistungen von vornherein getrennt ausweist - Kontrollgänge, Reinigung, Garten und Winterdienst auf der einen Seite, Reparaturen und Verwaltungsaufgaben auf der anderen. Für Kleinvermieter ist der aufgeschlüsselte Vertrag der praktikablere Weg, weil er einmal Aufwand macht statt jedes Jahr.
Was nicht hilft: die kursierenden Faustregeln. Ob 10, 15, 20 oder 25 Prozent - keine dieser Zahlen ist eine Regel. Die höheren Werte stammen aus Fällen, in denen Gerichte zulasten des Vermieters geschätzt haben, weil er nichts vorlegen konnte. In Ratgebern werden sie mit umgedrehter Richtung weitergereicht.
Eine klare Linie zieht der BGH bei der Erreichbarkeit außerhalb der Geschäftszeiten:
Bei einer an den Hausmeister entrichteten Notdienstpauschale handelt es sich nicht um umlagefähige Betriebskosten, sondern um vom Vermieter zu tragende Verwaltungskosten.
(Urteil vom 18.12.2019, VIII ZR 62/19.) Der Grund liegt im Charakter der Leistung: Die routinemäßige, anlassunabhängige Kontrolle ist Hauswarttätigkeit - freie Fluchtwege, Schließen der Außentüren, Kontrolle von Entwässerung und Beleuchtung, Überwachung von Hausordnung, Ruhezeiten, Treppenhausreinigung und Winterdienst. Die anlassbezogene Entgegennahme einer Störungsmeldung und die Beauftragung eines Handwerkers ist dagegen Verwaltung.
Praktische Folge: Ist die Bereitschaft im Pauschalpreis Ihres Hausmeistervertrags eingepreist und nicht separat ausgewiesen, ist sie herauszurechnen. Lassen Sie sie im Vertrag getrennt beziffern - das erspart Ihnen die Schätzung.
Viele Vermieter fürchten, ein Aufteilungsfehler mache die ganze Abrechnung unwirksam. Das war einmal die Rechtsprechung, ist es aber seit dem 20.01.2016 nicht mehr. Mit VIII ZR 93/15 hat der BGH seine frühere Linie ausdrücklich aufgegeben:
Zur formellen Ordnungsgemäßheit einer Betriebskostenabrechnung genügt es hinsichtlich der Angabe der „Gesamtkosten", wenn der Vermieter bei der jeweiligen Betriebskostenart den Gesamtbetrag angibt, den er auf die Wohnungsmieter der gewählten Abrechnungseinheit umlegt. Dies gilt auch dann, wenn der Vermieter diesen Gesamtbetrag vorab um nicht auf den Mieter umlagefähige Kostenanteile bereinigt hat.
Sie müssen den Rechenschritt also nicht in der Abrechnung erläutern. Der fehlende Vorwegabzug ist ein materieller Fehler: Die Abrechnung bleibt wirksam, die Zwölfmonatsfrist ist gewahrt, gestritten wird nur über die Höhe. Wie die Frist im Einzelnen läuft, steht im Beitrag zur Abrechnungsfrist nach § 556 BGB.
Und jetzt die Kehrseite. Wer Hausmeister, Gartenpflege und Treppenhausreinigung zu einer Zeile zusammenfasst, macht etwas anderes: Er verschmilzt Kostenarten verschiedener Katalognummern. Das ist nach der Rechtsprechung ein formeller Fehler - und formelle Fehler heilen nicht durch Zeitablauf. Die Ausschlussfrist läuft dann weiter, obwohl Sie längst abgerechnet haben. Der sichere Weg ist banal: eine Zeile pro Katalognummer.
Der zweite Halbsatz der Nr. 14 wird oft überlesen: „soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden".
Das trifft genau die Bereiche, in denen ein Hausmeister typischerweise arbeitet: Straßenreinigung und Winterdienst (Nr. 8), Gebäude- und Treppenhausreinigung (Nr. 9), Gartenpflege (Nr. 10). Wer den Hausmeister abrechnet und zusätzlich die Treppenhausreinigung, muss prüfen, ob dahinter dieselbe Arbeitsleistung steckt.
Zwei Feinheiten, die in kaum einer Zusammenfassung stehen. Erstens erfasst die Sperre nur die Arbeitsleistung. Streusalz, Pflanzen und Reinigungsmittel bleiben in ihrer eigenen Position abrechenbar, auch wenn der Hausmeister sie ausbringt - wer das nicht weiß, rechnet zu wenig ab. Zweitens nennt die Sperre nur die Nummern 2 bis 10 und 16; Nr. 17 steht nicht in der Liste. Was das für Positionen wie eine Toranlagen-Wartung bedeutet, steht im Beitrag zur Wartung des Garagentors.
Offen ist, ob die Vorschrift dem Vermieter ein Wahlrecht zwischen Nr. 14 und der Spezialnummer lässt oder die Arbeitsleistung zwingend der Nr. 14 zuweist. Beides wird vertreten. Für die Praxis ist der Streit folgenlos, solange Sie das Entscheidende einhalten: nicht doppelt.
| Umlagefähige Hauswarttätigkeit | Nicht umlagefähige Verwaltung |
|---|---|
| Kontrollgänge: freie Fluchtwege, Schließen der Außentüren, Entwässerung, Beleuchtung | Wohnungsabnahme und -übergabe, Besichtigungen mit Interessenten |
| Überwachung von Hausordnung und Ruhezeiten | Schlüsselübergabe an neue Mieter |
| Kontrolle von Treppenhausreinigung und Winterdienst | Beauftragung und Koordination von Handwerkern, Angebote einholen |
| Kleine Ordnungsarbeiten ohne Instandsetzungscharakter | Schriftverkehr mit Mietern, Mahnwesen, Kasse |
| — | Notdienst- und Rufbereitschaft (BGH VIII ZR 62/19) |
Stand: 19. August 2026. Zur Höhe eines angemessenen Abzugs gibt es keine höchstrichterliche Vorgabe; ob ein Gericht bei fehlender Aufschlüsselung schätzt oder die Position streicht, wird instanzgerichtlich unterschiedlich gehandhabt. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.