Die Norm kennt drei Fristen, nicht eine - und eine davon hat sich zum Januar 2025 geändert. Dazu kommt ein Detail, das in der Praxis fast ein ganzes Jahr ausmacht: Die Frist beginnt nicht mit dem Belegdatum, sondern erst am Ende des Kalenderjahres.
§ 257 Abs. 4 HGB staffelt: zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte; acht Jahre für Buchungsbelege; sechs Jahre für die übrigen Unterlagen, also empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe.
Die acht Jahre sind neu. Bis Ende 2024 galten auch für Buchungsbelege zehn Jahre; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz vom 23. Oktober 2024 hat sie zum 1. Januar 2025 verkürzt. Die Verkürzung erfasst auch Altbelege, deren alte Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief.
Zwei Präzisierungen, die häufig fehlen: Die Verkürzung stammt nicht aus dem Wachstumschancengesetz - dort stand sie nur im Entwurf. Und für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren; für Vermieter ist das ohne Bedeutung, macht die pauschale Aussage „für alle acht Jahre" aber falsch.
§ 257 HGB richtet sich an Kaufleute. Wer als Privatperson zwei Wohnungen vermietet, ist das nicht: Die Vermietung eigenen Wohnraums ist private Vermögensverwaltung und kein Handelsgewerbe im Sinne des § 1 Abs. 2 HGB.
Hier endet allerdings die übliche Darstellung zu früh. Aus dem Wegfall des HGB folgt nicht, dass stattdessen die Abgabenordnung greift - auch § 147 AO setzt eine Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht voraus, und Einkünfte aus Vermietung sind Überschusseinkünfte. Was für private Vermieter tatsächlich gilt, steht auf der Seite zu § 147 AO.
Relevant wird das HGB, wenn die Vermietung im Rahmen eines Gewerbebetriebs oder einer Handelsgesellschaft erfolgt - etwa bei einer vermögensverwaltenden GmbH.
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres - der Anknüpfungspunkt ist aber je Unterlagenart ein anderer: bei Büchern die letzte Eintragung, beim Inventar die Aufstellung, beim Buchungsbeleg seine Entstehung, beim Handelsbrief Empfang oder Versand. Eine Rechnung vom März 2026 läuft damit bis Ende 2034, nicht bis März 2034.
Eine Feinheit für den Fall, dass beide Normen einschlägig sind: Beim Jahresabschluss stellt das HGB auf die Feststellung ab, die Abgabenordnung auf die Aufstellung. Die Fristen können deshalb auseinanderlaufen.
Zulässig, wenn die Wiedergabe den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, während der gesamten Frist verfügbar ist und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden kann.
Zwei Einschränkungen werden regelmäßig übersehen: Die bildliche Übereinstimmung ist nur für empfangene Handelsbriefe und Buchungsbelege gefordert - für alle übrigen Unterlagen genügt inhaltliche Übereinstimmung. Und Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse sind von der elektronischen Ersetzung ausgenommen; sie bleiben im Original.
Woran es in acht Jahren scheitert, ist selten der Speicherplatz, sondern die Lesbarkeit: ein proprietäres Format, dessen Programm es dann nicht mehr gibt. PDF und offene Formate wie JSON oder CSV sind die sichere Wahl.
Aufbewahrungspflicht und Datenschutz widersprechen sich nicht - sie greifen nacheinander. Solange die Frist läuft, geht die Aufbewahrung vor. Danach ist zu löschen. Und für die Daten, die keiner Frist unterliegen, gilt das Recht auf Löschung sofort.