Wer Daten beim Betroffenen selbst erhebt, muss ihn dabei informieren - unaufgefordert und zum Zeitpunkt der Erhebung. Für Vermieter heißt das: spätestens beim Mietvertrag, nicht erst auf Nachfrage.
Verantwortlicher - Name und Kontaktdaten des Vermieters, bei mehreren Eigentümern alle.
Zwecke und Rechtsgrundlagen - Durchführung des Mietverhältnisses und Betriebskostenabrechnung auf Grundlage der Vertragserfüllung, Aufbewahrung auf Grundlage der gesetzlichen Pflichten. Siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Empfänger - konkret benennen, nicht nur „Dienstleister": Messdienst, Steuerberater, Hausverwaltung, Versorger, Versicherung, gegebenenfalls Rechtsanwalt.
Speicherdauer - oder die Kriterien dafür. Die Verweisung auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen genügt, wenn sie benannt werden.
Rechte - Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch sowie das Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde.
Am einfachsten als eigenes Blatt zum Mietvertrag - „Informationen zur Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO". Es wird ausgehändigt, nicht unterschrieben. Wer möchte, lässt sich den Erhalt quittieren; das ist kein Muss, erleichtert aber den Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO.
Für Bestandsmieter, die vor 2018 eingezogen sind, lässt sich die Information mit einer Abrechnung nachreichen. Besser spät als nie - und der Aufwand ist einmalig.
Die Information mit einer Einwilligungserklärung zu vermischen. Formulierungen wie „Ich willige in die Verarbeitung meiner Daten ein" gehören hier nicht hin: Die Verarbeitung stützt sich auf den Vertrag, nicht auf die Zustimmung. Wer beides zusammenschreibt, macht die Rechtsgrundlage unklar - und gibt dem Mieter ein Widerrufsrecht, das die Abrechnung blockieren könnte.