Zwei Dinge an dieser Norm werden fast überall falsch wiedergegeben. Erstens sind Buchungsbelege seit 2025 nicht mehr zehn, sondern acht Jahre aufzubewahren. Zweitens gilt § 147 AO für den typischen privaten Vermieter überhaupt nicht - was aber keineswegs heißt, dass er die Belege wegwerfen darf.
Zum 1. Januar 2025 hat das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt - in § 147 Abs. 3 Satz 1 AO ebenso wie in § 257 Abs. 4 Satz 1 HGB. Betroffen ist ausschließlich diese eine Unterlagenart. Bücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs.
Eine verbreitete Fehlzuordnung: Die Verkürzung stammt nicht aus dem Wachstumschancengesetz. Dort stand sie zwar im Entwurf, wurde aber nicht Gesetz.
Die Übergangsregelung greift ohne Alt- und Neufallunterscheidung: Die acht Jahre gelten für alle Unterlagen, deren alte Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch lief.
§ 147 Abs. 1 AO nennt keinen Adressaten. Die Aufbewahrungspflicht ist akzessorisch: Sie knüpft an eine Buchführungs- oder Aufzeichnungspflicht nach §§ 140, 141 AO an. Wer Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung erzielt, hat Überschusseinkünfte - keine handelsrechtliche Buchführungspflicht und keine nach § 141 AO, der nur Gewerbebetriebe sowie Land- und Forstwirte erfasst.
Für den privaten Vermieter mit wenigen Wohnungen gilt damit weder § 257 HGB noch § 147 AO. Eine echte steuerliche Aufbewahrungspflicht entsteht erst über § 147a AO bei sehr hohen Überschusseinkünften - eine Schwelle, die ein Kleinvermieter praktisch nie erreicht.
An die Stelle der Pflicht tritt die Nachweisobliegenheit. Wer eine Ausgabe als Werbungskosten geltend macht, trägt die Feststellungslast. Ohne Beleg fällt der Abzug weg - das ist keine Sanktion, sondern schlicht die Beweislage.
Der praktische Zeithorizont ergibt sich damit aus der Festsetzungsfrist: vier Jahre regulär, zuzüglich der Anlaufhemmung, im Ergebnis meist rund sieben Jahre ab Entstehung. Solange sollten die Unterlagen in jedem Fall vorhanden sein.
Zwei Pflichten treffen den Vermieter aber unmittelbar:
Wo eine Aufbewahrungspflicht besteht, endet sie nicht mit dem Kalender: Nach § 147 Abs. 3 Satz 5 AO läuft die Frist nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Der zweite Halbsatz derselben Vorschrift wird fast immer unterschlagen und kehrt das Ergebnis im wichtigsten Fall um: § 169 Abs. 2 Satz 2 AO gilt dabei nicht. Die auf zehn Jahre verlängerte Festsetzungsfrist bei Steuerhinterziehung verlängert die Aufbewahrungsfrist also gerade nicht. Wer das Gegenteil liest, liest eine verkürzte Wiedergabe.
Kaufvertrag, Notarabrechnung, Grunderwerbsteuerbescheid, Kaufpreisaufteilung zwischen Grund und Boden und Gebäude sowie alle Herstellungskostenrechnungen werden gebraucht, solange Abschreibung geltend gemacht wird. Bei zwei Prozent linear sind das fünfzig Jahre - deutlich länger als jede gesetzliche Regelfrist.
Diese Unterlagen gehören deshalb nicht in die Jahresablage, sondern in einen dauerhaften Objektordner. Sie werden außerdem beim späteren Verkauf noch einmal gebraucht.
Praktischer Merksatz vor dem Wegwerfen: Prüfen Sie, ob für das betreffende Jahr alles bestandskräftig abgeschlossen ist - keine Außenprüfung, kein Einspruch, kein Vorbehalt der Nachprüfung. Wer sich strikt am Kalender orientiert, steht im laufenden Verfahren ohne Unterlagen da, und die Feststellungslast liegt dann bei ihm.
Zulässig, solange die Unterlagen verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Die strengere Anforderung der bildlichen Übereinstimmung gilt nur für empfangene Geschäftsbriefe und Buchungsbelege; für die übrigen Unterlagen genügt inhaltliche Übereinstimmung. Bei elektronisch empfangenen Rechnungen ist das Original ohnehin die Datei - ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Drei Empfehlungen für das Archiv:
Die Aufbewahrungspflicht ist eine rechtliche Verpflichtung und damit eine eigenständige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung. Sie schlägt das Recht auf Löschung - aber nur für die Unterlagen, die sie erfasst. Alles andere ist trotzdem zu löschen.