Der Mieter ist ausgezogen und verlangt die Löschung seiner Daten. Alles wegwerfen wäre falsch - ein Teil der Unterlagen wird noch jahrelang gebraucht. Nichts zu löschen wäre allerdings genauso falsch.
Der Grund ist bei privaten Vermietern seltener eine echte Aufbewahrungspflicht als die steuerliche Nachweisobliegenheit: Ohne Beleg entfällt der Werbungskostenabzug. Wo eine Pflicht besteht, folgt sie aus § 147 AO beziehungsweise § 257 HGB - mit gestaffelten Fristen und seit 2025 nur noch acht Jahren für Buchungsbelege.
Ein häufig übersehener Punkt: Die Unterlagen abgelehnter Bewerber. Für sie gibt es nach der Vergabeentscheidung keinen Zweck mehr - sie sind zeitnah zu löschen, nicht „für alle Fälle" abzulegen.
Die saubere Lösung ist eine Trennung schon bei der Ablage: ein Ordner für steuerrelevante Unterlagen mit Aufbewahrungsfrist, ein Ordner für alles andere. Beim Auszug wird der zweite geleert, der erste bleibt bis zum Fristablauf.
Digital gilt dasselbe. Ein Datensatz, aus dem sich die Abrechnung reproduzieren lässt, muss die Daten enthalten, die dafür nötig sind - aber eben nur diese. Wer alles in einem Mieterprofil zusammenhält, kann später nicht selektiv löschen.
Nicht mit „das dürfen wir nicht" und nicht mit „ist erledigt". Die belastbare Antwort nennt beides: welche Daten gelöscht wurden und welche aufgrund welcher Aufbewahrungspflicht bis wann bleiben. Diese Antwort ist zugleich der Nachweis, den Art. 5 Abs. 2 DSGVO verlangt.
Für die Daten, die bleiben müssen, gilt eine Einschränkung der Verarbeitung: Sie dürfen nur noch für den Aufbewahrungszweck genutzt werden - nicht mehr für Werbung, nicht mehr für die Vermietung an Dritte.