„Schicken Sie mir bitte die Belege" - und schon beginnt der Streit über Format, Ort und Kosten. Die Rechtslage ist klarer, als die Diskussion vermuten lässt: Die Einsicht in die Originale beim Vermieter ist die Regel, alles andere die Ausnahme.
Ein Beleg soll die Abrechnung überprüfbar machen. Bei einer Kopie oder einem Scan lässt sich nicht ohne Weiteres erkennen, ob etwas fehlt, abgeschnitten oder nachträglich verändert wurde. Der BGH hat 2021 deshalb klargestellt: Der Mieter kann die Einsicht in die Originale verlangen. Nur wenn dies im Einzelfall unzumutbar ist, kommen andere Formen in Betracht - der Maßstab dafür ist § 242 BGB.
Diese Entscheidung wird häufig in ihr Gegenteil verkehrt zitiert - als hätte der BGH die digitale Belegbereitstellung generell gebilligt. Das Gegenteil ist der Fall.
„Original" heißt dabei nicht zwingend „Papier". Der Senat weist darauf hin, dass es sich auch um Belege handeln kann, die dem Vermieter von seinen Dienstleistern ausschließlich in digitaler Form übermittelt wurden - vom Vermieter selbst gefertigte Kopien sind Originalbelegen dagegen grundsätzlich nicht gleichzustellen. Diese Passage war im entschiedenen Fall allerdings nicht streitig; man sollte sie nicht als tragende Aussage ausgeben.
Genau daraus ergibt sich der praktisch wichtigste Ausnahmefall: Hat der Vermieter die Belege selbst nur digital vom Dienstleister erhalten, kann die Vorlage in dieser Form genügen. Wer dagegen Papieroriginale besitzt und nur Scans anbietet, trägt ein Risiko: Kopien müssen die Erklärung unverändert wiedergeben, und Zweifel an Authentizität und Unverfälschtheit gehen zu Lasten des Vermieters. Ob überhaupt ein Ausnahmefall vorliegt, entzieht sich nach ausdrücklicher Aussage des Senats einer allgemeinen Betrachtung - das entscheidet der Tatrichter nach den Umständen des Einzelfalls.
Ein häufiger Einwand von Vermietern: „Die Rechnung haben Sie doch gesehen." Das genügt nicht. Der Mieter kann auch Einsicht in die Zahlungsbelege verlangen - also den Nachweis, dass die Rechnung tatsächlich beglichen wurde (BGH, 09.12.2020, VIII ZR 118/19).
Das ist keine Schikane. Beim Leistungsprinzip zählt der Zeitraum, beim Abflussprinzip der Zahlungszeitpunkt - siehe VIII ZR 27/07. Ohne Zahlungsbeleg lässt sich nicht prüfen, ob die Position in den Abrechnungszeitraum gehört.
Der Anspruch reicht dabei auf sämtliche vorhandenen Zahlungsbelege und ist nicht auf einzelne Positionen beschränkt. Er gilt unabhängig davon, ob nach Abfluss- oder Leistungsprinzip abgerechnet wird, und der Mieter muss dafür kein besonderes Interesse darlegen - das allgemeine Kontrollinteresse genügt.
Der praktisch wichtigste Teil derselben Entscheidung steht nicht im Leitsatz. Solange eine berechtigt verlangte Belegeinsicht nicht gewährt ist, steht dem Mieter ein aus § 242 BGB folgendes, zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht gegen die Nachforderung zu. Er muss also nicht erst zahlen und danach prüfen.
Zwei Feinheiten entscheiden hier den Streit. Erstens die Anspruchsgrundlage: Die Belegeinsicht folgt aus § 259 Abs. 1 BGB - wer eine Abrechnung schuldet, schuldet auch die Belege. Zweitens der Zeitpunkt: Das Urteil formuliert „solange … nicht gewährt worden ist". Ein bloßes Angebot beendet das Zurückbehaltungsrecht danach nicht - erst die tatsächlich ermöglichte Einsicht tut das.
Für Sie als Vermieter heißt das: Eine Nachforderung durchzusetzen, während die Einsicht noch offen ist, lohnt sich nicht - die Einrede greift, solange Sie die Einsicht nicht tatsächlich ermöglicht haben. Gewähren Sie sie zuerst und halten Sie fest, wann und wie; dieser Nachweis ist der eigentliche Streitgegenstand. Wie ein Gericht eine trotzdem erhobene Zahlungsklage genau behandelt, ist ausführlich nur in einer Entscheidung begründet, die kein Mietverhältnis betraf - darauf sollte man sich nicht ungeprüft berufen.
Bei einem gemeinsam versorgten Objekt kann der Mieter die Einsicht in die vom Vermieter erhobenen Einzelverbrauchsdaten der anderen Nutzer verlangen - etwa um zu prüfen, ob der Gesamtverbrauch der Summe der Einzelverbräuche entspricht. Auch dafür braucht er kein besonderes Interesse darzulegen (BGH, 07.02.2018, VIII ZR 189/17).
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Entscheidung betrifft die Verbrauchsdaten bei gemeinsamer Versorgung, nicht die Belegeinsicht allgemein - dort bleibt es beim Vorrang der Originale. Und sie ist kein Datenschutz-Urteil: Sie erging im Februar 2018, also vor Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, und behandelt Schwärzungen nicht.
Die praktische Folge daraus ist unsere Einordnung, keine Aussage des BGH: Wer die Verbrauchswerte schwärzt, lässt den Anspruch leerlaufen - genau sie sollen ja geprüft werden. Namen und Identifikationsdaten der Mitmieter sind für diese Plausibilitätsprüfung dagegen nicht erforderlich und können unkenntlich gemacht werden.
Grundsätzlich am Ort der Verwaltung, also dort, wo die Unterlagen liegen. Der Mieter hat keinen Anspruch darauf, dass ihm Kopien zugeschickt werden - es sei denn, die Vor-Ort-Einsicht ist ihm unzumutbar. Fallgruppen hat der BGH dafür allerdings nicht gebildet: Maßstab ist allein, dass dem Mieter die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters „nicht zugemutet werden kann". Große Entfernung, Krankheit oder eine Behinderung sind in Instanzrechtsprechung und Literatur anerkannte Beispiele - aus dem Urteil stammen sie nicht.
Praxistipp für Kleinvermieter: Wer nur wenige Belege hat, sollte sie unaufgefordert als Kopie oder PDF beilegen. Der Aufwand ist gering, und die Zahl der Rückfragen sinkt spürbar. Verpflichtet ist man dazu nicht.
Seit dem 1. Januar 2025 regelt § 556 Abs. 4 BGB die elektronische Bereitstellung von Belegen. Wichtig ist die Richtung dieser Norm: Sie erlaubt dem Vermieter, Belege elektronisch zugänglich zu machen. Sie gibt dem Mieter keinen Anspruch darauf, dass ein Digitalportal eingerichtet wird.
Wer als Vermieter elektronisch bereitstellt, sollte auf drei Dinge achten: Die Belege müssen vollständig und lesbar sein, sie müssen für die Dauer der Prüfungsmöglichkeit abrufbar bleiben, und der Zugang darf nicht an einer Registrierung mit weitergehenden Bedingungen hängen.
Diese Neuregelung gilt nur für Wohnraum. Bei der Gewerbemiete bleibt es unverändert bei der Rechtsprechung von 2021: Original-Einsicht als Regel, Kopien und Scans nur im Ausnahmefall. Wer beides vermietet, sollte die Belege deshalb nicht über einen Kamm scheren.