Veröffentlicht · Aktualisiert · 6 min Lesezeit
Mieter haben aus § 259 BGB ein Recht auf Belegeinsicht zur Nebenkostenabrechnung - Standardform ist die Vor-Ort-Einsicht. Die digitale Bereitstellung per PDF-E-Mail, Online-Portal oder Cloud-Link ist seit 1.1.2025 ausdrücklich zulässig (§ 556 Abs. 4 BGB) - als Recht des Vermieters, nicht als Anspruch des Mieters. Bei der Vor-Ort-Einsicht darf der Mieter mit eigenen Mitteln (Kamera, Scanner) kopieren. Die Verbrauchswerte der anderen Wohnungen bleiben dabei sichtbar - zu schwärzen sind Namen, Anschriften und Bankdaten Dritter.
„Wie und in welcher Form muss der Vermieter mir die Belege zur Nebenkostenabrechnung zeigen?" - diese Frage betrifft jeden Streitfall um Nebenkosten. Die Rechtslage ist klarer, als viele Mietverträge vermuten lassen.
§ 259 BGB regelt die Pflicht zur Rechenschaftslegung - wer einen Anspruch auf eine Abrechnung hat, kann auch Einsicht in die zugrundeliegenden Belege verlangen. Für die Nebenkostenabrechnung bedeutet das:
| Form | Wer entscheidet | Zumutbarkeit |
|---|---|---|
| Vor-Ort-Einsicht beim Vermieter | Vermieter wählt Standard | Standardfall, immer zulässig |
| Digitale Bereitstellung (E-Mail, Portal) | Vermieter darf anbieten, Mieter darf akzeptieren | Praktisch, nicht erzwingbar |
| Kopien-Versand per Post | Nur in Ausnahmefällen | Kein Anspruch des Mieters (VIII ZR 78/05); Ausnahme nur, wenn ihm die Einsicht in den Räumen des Vermieters nicht zugemutet werden kann |
Der BGH hat mit Urteil vom 15. Dezember 2021 (VIII ZR 66/20) klargestellt, dass Originale der Grundfall sind - Kopien oder Scans genügen nur ausnahmsweise nach § 242 BGB. Seit dem 1. Januar 2025 darf der Vermieter kraft § 556 Abs. 4 BGB (Bürokratieentlastungsgesetz IV) die Belege ausdrücklich auch elektronisch bereitstellen, selbst wenn Originale existieren. Konkret bedeutet das:
„Original" heißt nicht „Papier". Der BGH stellt in Randnummer 14 ausdrücklich klar, dass Originalbelege „unter Umständen nicht nur solche in Papierform" sind: Es kann sich auch um Belege handeln, „die dem Vermieter von seinen Dienstleistern ausschließlich in digitaler Form übermittelt worden sind". Die PDF-Rechnung, die Ihr Messdienst Ihnen per E-Mail geschickt hat, ist also das Original - Sie müssen sie nicht ausdrucken, damit sie eines wird.
Umgekehrt gilt aber genauso: „Vom Vermieter gefertigte Kopien sind jedoch Originalbelegen grundsätzlich nicht gleichzustellen." Wenn Sie eine Papierrechnung selbst einscannen und das Papier wegwerfen, haben Sie kein Original mehr, sondern eine Kopie - und damit unter der alten Rechtslage ein Problem. Der Unterschied liegt nicht im Dateiformat, sondern darin, wer digitalisiert hat.
Zwei Einordnungen dazu, damit Sie den Satz nicht überdehnen: Der BGH selbst schreibt „was hier nicht in Streit steht" - die Aussage war für die Entscheidung nicht tragend. Und für Wohnraum ist die Frage seit dem 1. Januar 2025 ohnehin entschärft, weil § 556 Abs. 4 BGB die elektronische Bereitstellung erlaubt. Praktisch wichtig bleibt sie für Gewerbemietverhältnisse, für die § 556 BGB nicht gilt, und für Abrechnungen aus Jahren bis 2024.
„Die Rechnung haben Sie doch gesehen" - das genügt nicht. Der amtliche Leitsatz ist knapp: „Das Recht des Mieters auf Einsicht in die Belege einer Betriebskostenabrechnung erstreckt sich auch auf die zugrundeliegenden Zahlungsbelege." (BGH, 09.12.2020, VIII ZR 118/19). Gemeint ist der Nachweis, dass die Rechnung tatsächlich beglichen wurde.
Das ist keine Schikane, sondern eine Rechenfrage: Beim Leistungsprinzip zählt der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde, beim Abflussprinzip der Zeitpunkt der Zahlung - beides ist zulässig (VIII ZR 27/07). Ohne Zahlungsbeleg lässt sich nicht prüfen, ob eine Position überhaupt in den Abrechnungszeitraum gehört. Der Anspruch reicht auf sämtliche vorhandenen Zahlungsbelege, ist nicht auf einzelne Positionen beschränkt, gilt unabhängig vom gewählten Prinzip und auch bei Mischanwendung. Ein besonderes Interesse muss der Mieter nicht darlegen - das allgemeine Kontrollinteresse genügt.
Der Teil, der Geld kostet, steht nicht im Leitsatz. Solange eine berechtigt verlangte Belegeinsicht nicht gewährt ist, steht dem Mieter ein aus § 242 BGB folgendes, zeitweiliges Leistungsverweigerungsrecht gegen die Nachforderung zu. Er muss also nicht erst zahlen und danach prüfen. Zwei Feinheiten entscheiden hier den Streit:
Für Sie als Vermieter heißt das ganz praktisch: Eine Nachforderung durchzusetzen, während die Einsicht noch offen ist, lohnt sich nicht. Gewähren Sie sie zuerst - und halten Sie fest, wann und wie. Dieser Nachweis ist im Streitfall der eigentliche Gegenstand.
Die Abrechnung 2025 geht am 10. März 2026 zu und endet mit 640 € Nachzahlung. Am 2. April schreibt der Mieter, er wolle die Belege zur Position Hausmeister und zur Heizkostenabrechnung sehen. Was jetzt gilt:
Der ganze Vorgang kostet eine Stunde. Ihn zu verweigern kostet die Nachzahlung, bis er nachgeholt ist.
Grundsätzlich am Ort der Verwaltung, also dort, wo die Unterlagen liegen. Einen Anspruch auf Zusendung von Kopien hat der Mieter preisfreien Wohnraums grundsätzlich nicht (BGH, 08.03.2006, VIII ZR 78/05). Die Ausnahme greift nach § 242 BGB nur, wenn ihm die Einsichtnahme in den Räumen des Vermieters „nicht zugemutet werden kann".
Hier lohnt eine Warnung, weil fast jeder Ratgeber sie übergeht: Der BGH hat dazu keine Fallgruppen gebildet. „Große Entfernung", „Krankheit" oder „Behinderung" kommen in der Entscheidung nicht vor - sie stammen aus Instanzrechtsprechung und Literatur. Als anerkannte Beispiele darf man sie nennen, dem BGH zuschreiben nicht. Auch eine feste Kilometergrenze gibt es nicht: Wenn Instanzurteile 180 oder 250 km erwähnen, beschreiben sie ihren Fall, nicht eine Schwelle.
Sehr verbreitet und praktisch wichtig: Der Mieter darf die Belege im Einsichtstermin selbst ablichten. Das Amtsgericht München hat das 2009 entschieden (Urteil vom 21.09.2009, 412 C 34593/08):
„Der Anspruch des Mieters auf Belegeinsicht umfasst auch das Anfertigen von Ablichtungen mit technischen Hilfsmitteln im Termin zur Belegeinsicht, soweit dabei die Gefahr einer möglichen Beschädigung der Belege nicht besteht. Dies umfasst insbesondere das Abfotografieren oder Einscannen von Belegen."
Der Gedanke dahinter: Fotografieren und Scannen sind nichts anderes als die unstreitig zulässige handschriftliche Notiz - der Mieter nutzt nur bessere Technik. Ohne diese Möglichkeit verkürzte sich die Belegeinsicht auf ein bloßes Ansehen und damit auf eine Förmlichkeit. Die im Leitsatz mitgeführte Grenze gehört allerdings dazu: soweit dabei keine Beschädigung der Belege droht.
Zwei Einordnungen, damit Sie den Satz richtig gewichten. Erstens: Das ist ein Amtsgericht, keine höchstrichterliche Entscheidung - „der BGH hat entschieden, dass der Mieter fotografieren darf" wäre falsch. Die Linie ist in der Instanzrechtsprechung aber gefestigt und gilt als gängige Praxis. Zweitens: Es ist kein Widerspruch zu VIII ZR 78/05. Dort ging es darum, ob der Vermieter Kopien verschicken muss (grundsätzlich nein); hier darum, ob der Mieter im Termin selbst welche anfertigen darf (ja). Wer die beiden Fragen vermischt, bekommt regelmäßig beide falsch.
Die verbreitete Faustformel „Kopien gibt es gegen Auslagenerstattung" greift zu kurz. Es kommt darauf an, wer die Kopien wollte:
| Konstellation | Wer trägt die Kosten | Grundlage |
|---|---|---|
| Der Mieter verlangt ausdrücklich die Übersendung von Kopien | Der Mieter - in angemessener Höhe | Kehrseite derselben Entscheidung; Instanzrechtsprechung |
| Der Vermieter schickt unaufgefordert Kopien, statt die verlangte Einsicht zu gewähren | Der Vermieter | AG Bingen am Rhein, 18.01.2016 - 21 C 197/15 |
Die Begründung im Bingener Fall ist lehrreich: Geschuldet war die Einsicht, geliefert wurde etwas anderes - eine Leistung an Erfüllungs statt. Wer das Surrogat wählt, trägt dessen Kosten. Wörtlich: „Übersendet der Vermieter dem Mieter unaufgefordert Kopien, statt Einsicht in die Originalbelege zu gewähren, handelt es sich um eine Leistung an Erfüllung statt. Die Kosten hierfür trägt der Vermieter."
Zur Höhe nennen wir bewusst keine Zahl. In Ratgebern kursiert „etwa 0,25 € je Seite" als angeblich überwiegende Rechtsprechung; belegen ließ sich das nicht. Die älteste auffindbare Festlegung stammt von 1998 und lautet auf 50 Pfennig - für heutige Beträge wertlos. Auch hier gilt: Beides ist Instanzrechtsprechung, eine BGH-Entscheidung zur Kostentragung gibt es nicht.
Bei einem gemeinsam versorgten Objekt kann der Mieter die Einsicht in die vom Vermieter erhobenen Einzelverbrauchsdaten anderer Nutzer verlangen - etwa um zu prüfen, ob der Gesamtverbrauch der Summe der Einzelverbräuche entspricht. Auch dafür braucht er kein besonderes Interesse darzulegen (BGH, 07.02.2018, VIII ZR 189/17).
Zwei Einschränkungen gehören dazu. Die Entscheidung betrifft die Verbrauchsdaten bei gemeinsamer Versorgung, nicht die Belegeinsicht allgemein - dort bleibt es beim Vorrang der Originale. Und sie ist kein Datenschutz-Urteil: Sie erging im Februar 2018, also vor Geltung der DSGVO, und behandelt Schwärzungen nicht.
Seit 2025 dürfen Sie wählen. Beides hat Kosten, und die liegen nicht dort, wo man sie vermutet.
| Elektronisch bereitstellen | Vor-Ort-Einsicht | |
|---|---|---|
| Dafür spricht | Kein Termin, kein Reiseaufwand, beliebig oft abrufbar; bei entfernt wohnenden Mietern die einzige praktikable Lösung | Kein Digitalisierungsaufwand; Originale bleiben Originale; Rückfragen sind sofort geklärt |
| Dagegen spricht | Papieroriginale selbst zu scannen macht daraus Kopien - Zweifel an Echtheit gehen zu Ihren Lasten; Schwärzungen müssen vor dem Versand sitzen | Terminfindung, Anwesenheit, Raum; bei mehreren Mietern derselbe Aufwand mehrfach |
| Rechtlich heikel | Unvollständige oder unlesbare Dateien wahren die Pflicht nicht; Zugang darf nicht an zusätzlichen Bedingungen hängen | Die Einsicht muss tatsächlich stattfinden - ein Angebot beendet das Zurückbehaltungsrecht nicht |
| Sinnvoll bei | Wenigen Belegen, digital gelieferten Rechnungen (Messdienst, Versorger), auswärtigen Mietern | Umfangreichen Ordnern, Papierbeständen, Gewerbemietverhältnissen |
Der Königsweg für Kleinvermieter liegt meist dazwischen: Wer ohnehin nur zehn bis fünfzehn Belege hat, legt sie der Abrechnung unaufgefordert als PDF bei. Verpflichtet ist dazu niemand, aber die Zahl der Rückfragen sinkt spürbar - und ein Zurückbehaltungsrecht entsteht gar nicht erst.
§ 556 Abs. 4 BGB steht im Wohnraummietrecht. Für Gewerbemietverhältnisse gilt er nicht - dort bleibt es bei der Rechtsprechung von 2021: Original-Einsicht als Regel, Kopien und Scans nur im Ausnahmefall. Wer beides vermietet, braucht also zwei Abläufe. Dasselbe gilt für Abrechnungen aus Jahren bis 2024: Auch für Wohnraum galt damals noch der reine Originalgrundsatz.
Auf Belegen können personenbezogene Daten Dritter stehen - andere Mieter, Lieferanten-Mitarbeiter, Bankverbindungen. Der Vermieter ist als Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7 DSGVO) verpflichtet, die Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO zu beachten:
Was zulässig sichtbar bleibt: Verbrauchszahlen anderer Wohnungen (für Plausibilitätsprüfung der Abrechnung erforderlich), Lieferanten-Firmennamen, Rechnungsbeträge, Datum, Leistungsbeschreibung.
Was zu schwärzen ist: Namen und Anschriften anderer Mieter über die rein abrechnungsrelevante Bezeichnung hinaus, Bankverbindungen Dritter, Steuer-Identifikationsnummern, Einzelvereinbarungen mit anderen Mietern.
| Entscheidung | Kernaussage |
|---|---|
| BGH VIII ZR 66/20 (15.12.2021) | Einsicht in die Originale ist die Regel; Kopien oder Scans nur im Ausnahmefall nach § 242 BGB. Ob ein Ausnahmefall vorliegt, entzieht sich allgemeiner Betrachtung und entscheidet der Tatrichter. |
| BGH VIII ZR 118/19 (09.12.2020) | Die Einsicht erstreckt sich auch auf die Zahlungsbelege. Solange sie nicht gewährt ist, darf der Mieter die Nachforderung zurückhalten (§ 242 i. V. m. § 259 Abs. 1 BGB). |
| BGH VIII ZR 189/17 (07.02.2018) | Auch die Einzelverbrauchsdaten der anderen Nutzer eines gemeinsam versorgten Objekts sind einsehbar - ohne besonderes Interesse. Kein Datenschutz-Urteil. |
| BGH VIII ZR 78/05 (08.03.2006) | Kein Anspruch auf Übersendung von Fotokopien; Ausnahme nur bei Unzumutbarkeit der Einsicht beim Vermieter. Fallgruppen hat der BGH nicht gebildet. |
| § 556 Abs. 4 BGB (seit 01.01.2025) | Der Vermieter „ist berechtigt", die Belege elektronisch bereitzustellen - sein Recht, kein Anspruch des Mieters auf ein Portal. Gilt nur für Wohnraum. |
| AG München 412 C 34593/08 (21.09.2009) | Der Mieter darf im Einsichtstermin selbst fotografieren und scannen, soweit keine Beschädigung droht. Instanzrechtsprechung, keine BGH-Entscheidung. |
| AG Bingen am Rhein 21 C 197/15 (18.01.2016) | Schickt der Vermieter unaufgefordert Kopien statt Einsicht, trägt er die Kosten (Leistung an Erfüllungs statt). Verlangt der Mieter sie, zahlt er. Instanzrechtsprechung. |
Alle Entscheidungen mit Fundstellen und den Zitierfallen stehen in der Karte Belegeinsicht: was der Mieter verlangen kann.
Stand: 26. August 2026. Ob im Einzelfall eine Vor-Ort-Einsicht unzumutbar ist, entscheidet der Tatrichter nach den Umständen. Zum Ablichten der Belege und zur Kostentragung bei Kopien gibt es bislang nur Instanzrechtsprechung, keine höchstrichterliche Entscheidung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.
Jede hier zitierte Entscheidung ist am Volltext gegengeprüft, jede über mindestens zwei voneinander unabhängige Quellen. Eigene Prüfung, keine Rechtsberatung.