Der Hausmeister mäht den Rasen, streut im Winter, wechselt Leuchtmittel - und schreibt Rechnungen, führt Listen, korrespondiert mit Handwerkern. Der erste Teil ist nach § 35a EStG begünstigt, der zweite nicht. Die Trennung braucht man ohnehin, aus einem zweiten Grund.
Steuerrechtlich ist die Verwaltungstätigkeit keine haushaltsnahe Dienstleistung - sie wird nicht „im Haushalt" erbracht und ist keine handwerkliche Leistung. Mietrechtlich ist sie ebenfalls draußen: § 2 Nr. 14 BetrKV nimmt die Hausverwaltung ausdrücklich von den umlagefähigen Kosten aus.
Das ist eine seltene Konstellation, in der zwei verschiedene Rechtsgebiete dieselbe Grenze ziehen. Praktisch heißt das: Der Aufwand für die Trennung fällt nur einmal an und zahlt sich zweimal aus.
Der saubere Weg führt über den Hausmeistervertrag: Wenn dort Leistungen und Vergütung nach Tätigkeitsbereichen getrennt vereinbart sind, ergibt sich die Aufteilung von selbst. Das ist der Aufwand einer Vertragsanpassung - einmal.
Fehlt eine solche Trennung, bleibt die Schätzung. Sie ist zulässig, aber sie hat eine Schwachstelle: Widerspricht der Mieter dem pauschalen Abzug, genügt ein schlichtes Bestreiten - und dann muss der Vermieter nachvollziehbar aufschlüsseln (BGH, 20.02.2008, VIII ZR 27/07). Wer den Vertrag nicht sauber hat, sollte deshalb zumindest dokumentieren, worauf die Schätzung beruht.
Wird der Verwaltungsanteil vorweg abgezogen, muss dieser Rechenschritt in der Abrechnung nicht erläutert werden - die Angabe des bereinigten Gesamtbetrags genügt formell (BGH, 20.01.2016, VIII ZR 93/15). Daraus wird gelegentlich geschlossen, man müsse den Abzug gar nicht begründen können. Das ist zweierlei: formell nicht erläuterungspflichtig, materiell sehr wohl begründungsbedürftig.