Der Messdienstleister stellt eine Rechnung, auf der Ablesung, Gerätemiete, Eichung, Abrechnungserstellung und neuerdings der UVI-Versand nebeneinanderstehen. Die gute Nachricht für Vermieter: Diese Posten sind umlagefähig. Die Grenze verläuft nicht zwischen den Leistungen, sondern zwischen Miete und Kauf.
§ 2 Nr. 4 Buchst. a BetrKV nennt die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage und zählt dabei ausdrücklich die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung, deren Eichung sowie die Kosten der Berechnung und Aufteilung. § 7 Abs. 2 HeizkostenV führt dieselbe Linie fort und nennt die Anmietung der Erfassungsgeräte als eigene umlagefähige Kostenart.
Das ist der entscheidende Punkt: Bei Heizkostenverteilern und Wärmezählern hat der Verordnungsgeber die Gerätemiete ausdrücklich zur Betriebskostenart erklärt. Wer die Geräte least oder mietet, legt die laufende Miete um. Wer sie kauft, hat eine Investition getätigt - und die bleibt beim Vermieter.
Achtung bei der Anmietung: § 4 Abs. 2 Satz 2 HeizkostenV verlangt, dass der Vermieter die beabsichtigte Anmietung vorher unter Angabe der Kosten mitteilt. Widerspricht die Mehrheit der Nutzer innerhalb eines Monats, ist die Maßnahme unzulässig. Die Gerätemiete ist also nicht frei wählbar.
Genau diese Spezialnorm fehlt bei Rauchwarnmeldern - und deshalb kippt dort das Ergebnis. Miet- und Leasingkosten für Rauchwarnmelder sind nicht umlagefähig, weil sie ein Surrogat für die Anschaffung sind (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20). Umlagefähig bleibt dort nur die Wartung.
Wer beide Fälle nebeneinanderlegt, sieht das Prinzip: Eine Gerätemiete wird nur dann zur Betriebskostenart, wenn eine Norm sie ausdrücklich dazu erklärt. Ohne solche Norm bleibt es dabei, dass die Beschaffung des Geräts Sache des Vermieters ist.
Die Mess- und Abrechnungskosten gehören zu den Heizkosten und folgen deren Schlüssel - also der Aufteilung in Grundkosten und Verbrauchskosten nach § 7 HeizkostenV. Sie werden nicht separat nach Wohnfläche verteilt, und sie gehören auch nicht in die Position „sonstige Betriebskosten".
Die Höhe unterliegt dem Wirtschaftlichkeitsgebot. Einen festen Prozentdeckel für Messdienstkosten gibt es allerdings nicht - der in Foren kursierende „15-%-Deckel" ist ein Mythos und verwechselt die Wirtschaftlichkeitsprüfung mit dem Kürzungsrecht aus § 12 HeizkostenV. Wer die Kosten für unangemessen hält, muss das darlegen; die Last liegt beim Mieter, nicht beim Vermieter.
Eine Abgrenzung, die in Ratgebern regelmäßig zu grob ausfällt: Reparatur und Erneuerung der Erfassungsgeräte sind Instandsetzung und damit nach § 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV keine Betriebskosten. Das gilt vor allem für gekaufte Geräte - wer sie angeschafft hat, trägt auch ihren Erhalt.
Bei gemieteten Geräten stellt sich die Frage in der Praxis selten: Störungsbeseitigung und turnusmäßiger Gerätetausch sind dort typischerweise Sache des Dienstleisters und in der Miete enthalten - eine gesonderte Position dafür taucht auf der Rechnung gar nicht erst auf. Das ist allerdings eine Frage Ihres Vertrags mit dem Messdienst, keine Vorgabe der Verordnung.
| Position auf der Messdienst-Rechnung | Umlagefähig? |
|---|---|
| Ablesung, Fernablesung, Datenübertragung | Ja |
| Anmietung der Erfassungsgeräte | Ja - § 7 Abs. 2 HeizkostenV nennt sie ausdrücklich |
| Eichung der Geräte | Ja - § 2 Nr. 4 Buchst. a BetrKV nennt sie ausdrücklich |
| Berechnung, Aufteilung, Erstellung der Abrechnung | Ja |
| Monatliche Verbrauchsinformation (UVI) | Ja |
| Kauf der Geräte | Nein - Investition |
| Reparatur und Erneuerung gekaufter Geräte | Nein - Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV) |
| Verwaltungskosten des Vermieters | Nein (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV) |
Der teuerste Irrtum an dieser Stelle: Aus „Reparaturen sind nicht umlagefähig" wird schnell „alles rund um die Geräte außer der Ablesung ist nicht umlagefähig" - und dann fliegt die Eichung aus der Abrechnung. Sie steht wörtlich im Verordnungstext und ist nach der Gerätemiete regelmäßig der zweitgrößte Posten der Messdienst-Rechnung.
Ebenso wenig ist die Erstellung der Abrechnung durch den Messdienst „Verwaltung". Nicht umlagefähig sind die Verwaltungskosten des Vermieters; die Berechnung und Aufteilung durch den Dienstleister nennt der Verordnungstext dagegen ausdrücklich als umlagefähig.