Betriebskosten schuldet der Mieter nicht kraft Gesetzes. Er schuldet sie, weil es vereinbart ist. § 556 BGB regelt, wie diese Vereinbarung zustande kommt, in welcher Frist abzurechnen ist und wie lange der Mieter widersprechen kann - drei Fristen, die regelmäßig durcheinandergeraten.
Die Grundregel steht in Absatz 1: Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt. Fehlt diese Vereinbarung, sind die Betriebskosten mit der Miete abgegolten - dann hilft auch keine noch so korrekte Abrechnung.
Für die Nummern 1 bis 16 des § 2 BetrKV genügt eine pauschale Bezugnahme auf „die Betriebskosten". Für die sonstigen Betriebskosten der Nummer 17 reicht das nicht - dort muss jede Position einzeln benannt sein.
Der Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraums zwölf Monate Zeit. Entscheidend ist nicht, wann er die Abrechnung erstellt oder abschickt, sondern wann sie beim Mieter ankommt. Versäumt er die Frist, ist die Nachforderung ausgeschlossen - es sei denn, er hat die Verzögerung nicht zu vertreten.
Diese Ausnahme hilft seltener als gedacht: Bei Postversand ist die Post Erfüllungsgehilfe des Vermieters, er hat ihr Verschulden also zu vertreten. Verzögerungen und Postverluste gehen zu seinen Lasten (BGH, Urteil vom 21.01.2009, VIII ZR 107/08). Ein Guthaben muss der Vermieter übrigens auch nach Fristablauf auszahlen - ausgeschlossen ist nur die Nachforderung.
Spiegelbildlich hat der Mieter ab Zugang der Abrechnung zwölf Monate, um Einwendungen mitzuteilen. Danach ist er mit ihnen ausgeschlossen, wenn er die Verspätung zu vertreten hat. Umgangssprachlich heißt das „Widerspruchsfrist", im Gesetz steht der Begriff nicht.
Wichtig: Diese Frist läuft nur, wenn eine formell ordnungsgemäße Abrechnung zugegangen ist. Der Zugang einer formell unwirksamen Abrechnung setzt sie nicht in Gang (BGH, Urteil vom 08.12.2010, VIII ZR 27/10). Wer also eine Sammelposition bildet oder einen unverständlichen Verteilerschlüssel verwendet, verliert nicht nur die Position - er verliert auch den Fristenschutz.
Zum 1. Januar 2025 hat sich die Struktur des § 556 BGB verschoben. Die Belegeinsicht steht jetzt in Absatz 4, die Unabdingbarkeit in Absatz 5. Ältere Texte, Vorlagen und Ratgeber zitieren die Unabdingbarkeit noch als Absatz 4.
Das ist mehr als eine Formalie: Wer in einem Schreiben an den Mieter die falsche Absatznummer nennt, gibt ihm ein leichtes Argument in die Hand. Prüfen Sie Ihre Vorlagen einmal daraufhin durch - der Fehler steckt in erstaunlich vielen Musterschreiben.