§ 2 der Betriebskostenverordnung ist die Liste, an der jede Nebenkostenabrechnung gemessen wird. Sie ist abschließend: Was dort nicht steht, ist nur über die Auffangnummer 17 umlagefähig - und die hat eigene Voraussetzungen.
Bevor eine Kostenart überhaupt in die Liste kommt, müssen zwei Bedingungen erfüllt sein. Erstens: Die Kosten müssen laufend entstehen. Eine einmalige Ausgabe ist schon deshalb keine Betriebskosten - egal, wie sinnvoll sie war. Zweitens: Es darf sich nicht um Verwaltung oder Instandhaltung handeln. Diese beiden Blöcke nimmt § 1 Abs. 2 BetrKV ausdrücklich heraus.
Das erklärt die meisten Streitfälle. Die Reparatur der Heizungspumpe ist Instandsetzung, nicht Betriebskosten. Die Kosten des Hausverwalters sind Verwaltung. Die Anwaltsrechnung wegen eines säumigen Mieters ist beides nicht - sie entsteht weder laufend noch fällt sie unter eine Nummer.
Die Nummern 1 bis 16 benennen konkrete Kostenarten: Grundsteuer, Wasser, Entwässerung, Heizung, Warmwasser, verbundene Anlagen, Aufzug, Straßenreinigung und Müll, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne und Breitband sowie Einrichtungen für die Wäschepflege.
Einige dieser Nummern haben Innenleben, das man kennen sollte:
Nummer 17 erfasst sonstige Betriebskosten, die von den Nummern 1 bis 16 nicht abgedeckt sind - Dachrinnenreinigung, Wartung technischer Anlagen, Rauchmelderwartung, Garagentor. Der Preis dafür ist eine strengere Vertragsanforderung: Während für die Nummern 1 bis 16 eine pauschale Bezugnahme auf „die Betriebskosten" genügt, muss jede Position der Nummer 17 einzeln benannt und mit dem Mieter vereinbart sein - im Mietvertrag oder in einem späteren Nachtrag; eine einseitige Erklärung genügt nicht (BGH, Urteil vom 07.04.2004, VIII ZR 167/03).
Praktische Folge: Eine Sammelzeile „sonstige Betriebskosten" in der Abrechnung trägt nicht. Und eine Position, die im Vertrag nicht steht, lässt sich auch nicht dadurch retten, dass der Mieter sie jahrelang bezahlt hat.
Die Benennung allein genügt aber nicht immer. Für den Pförtner- und Conciergedienst hat der BGH entschieden, dass die Umlage als sonstige Betriebskosten eine konkrete praktische Notwendigkeit voraussetzt; ein „lediglich allgemeines und abstraktes Sicherheitsbedürfnis" genügt nicht - selbst bei 239 Wohneinheiten nicht (BGH, 05.04.2005, VIII ZR 78/04). Die Bewertung ist ausdrücklich Sache des Tatrichters „aufgrund der jeweiligen Umstände des Einzelfalles". Zwei Zitierfehler kursieren dazu: Es ist ein Beschluss, kein Urteil, und er betraf den Pförtnerdienst, nicht einen Bewachungs- oder Sicherheitsdienst. Näheres im Beitrag zum Sicherheitsdienst in der Nebenkostenabrechnung.